Herramientas TIC para el trabajo colaborativo 2.0

Hablamos de trabajo colaborativo y lo que de verdad queremos decir es que una empresa es como un barco y todos deben remar en la misma dirección. Si se trata de un barco pequeño, basta con alguien que lo dirija y que los demás remen. Si el barco es más grande y complejo hará falta alguien en el timón. Alguien en la sala de máquinas, etc. Y todas esas personas deben colaborar para que el barco llegue a destino.

Tipos de herramientas TIC para el trabajo colaborativo 2.0

Como una empresa no es un barco, lo primero es aclarar qué significa TIC en este contesto. Las herramientas TIC son todas aquellas que permiten la comunicación a distancia por medios tecnológicos. Pero no solo la comunicación, sino la creación y la consecución de resultados. Por eso son tan importantes para la empresa. Dependiendo del objetivo final de dichas herramientas se dividen en varios grupos:

Herramientas de trabajo colaborativo para la comunicación

Se trata de herramientas cuya función principal es la de facilitar la comunicación escrita, pero también la conexión por imagen.

Sistemas de gestión de correo electrónico como Lotus Notes o Outlook sin perfectos para enviar contenido de un modo rápido y para la gestión de los contactos en el día a día.

Otras herramientas, como Skype o Hangouts permiten una forma de trabajo colaborativo más personal y también más inmediata. Ambas son plataformas de videoconferencia que permiten incorporar elementos como pantallas de datos, gráficos etcétera. Tienen versiones gratuitas y son de uso muy intuitivo. Si la forma más antigua de trabajo colaborativo es la reunión, estas herramientas permiten desarrollar reuniones 2.0.  [ + Más info ]

Herramientas para la gestión de contenidos

Si bien la comunicación es vital en una empresa, no todo lo que debe comunicarse es susceptible de enviarse por correo. Existen documentos muy pesados a los que varios miembros de un equipo deben tener acceso. Y eso independientemente de donde se encuentren en cada momento del día.

Dropbox, Google Drive  o iCloud son herramientas que ofrecen espacio en la nube de manera segura. Todas ellas disponen de una versión sin coste con espacio limitado. Se trata de un lugar en la web al que solo pueden acceder los usuarios que dispongan de las contraseñas correspondientes. En todas ellas se pueden editar los documentos online, se pueden descargar y también subir versiones nuevas para monitorizar el desarrollo de un proyecto.  [ + Más info ]

Herramientas para la gestión de proyectos

Si hay un ámbito en el que es necesario un tipo de trabajo colaborativo es en proyectos en los que participe más de una persona o más de un departamento. Es decir, la mayor parte de los proyectos. No hay nada más frustrante que no disponer de las últimas actualizaciones del proyecto, no saber en manos de quién está o cuál es el siguiente paso.

Evernote  nació como una herramienta para tomar notas. Sin embargo se ha convertido en un buen gestor de proyectos, con un sistema muy sencillo de etiquetas y filtros. Trello, por su parte, es uno de los más usados por su facilidad de manejo, ya que funciona según el sistema Karban de tarjetas.  [ + Más info ]

Ventajas del uso de herramientas TIC para el trabajo colaborativo

Lo primero que pensamos es que muchas de ellas eliminan en gran medida la necesidad de viajar y la de enviar paquetes de documentación por correo o mensajería. Por tanto, la primera ventaja salta a la vista: reducción de costes. Pero estas herramientas aumentan sensiblemente la efectividad. Las herramientas de gestión de proyectos, por ejemplo, reducen el tiempo de realización de tareas. Y todos los pasos de un proceso quedan registrados, lo que permite estudiarlos para mejoras futuras.

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